顧客管理ソフトの必要性

顧客管理とは会社などがお客さんの情報を収集して利益のために活用することを指して使う言葉です。

顧客管理に含まれる情報は各顧客特有の情報や営業の記録、電話のやり取りなどが含まれます。こうした情報を記録し参照できるようにしておくことにより、営業戦略が立てられたり効率的に契約を結べたり、あまり成果の望めないところに無駄な浪費をかけずに済みます。

またこうした顧客情報は会社内のネットワークにより共有できるようになっています。そのため同一の顧客に担当者が複数人存在する場合でも一貫した営業を続けることができます。さらに経営上層部が社員一人一人の顧客管理情報を見ることができるため営業状況を確認でき、支店や支社がある場合でも全社員の営業状況を把握することが可能です。

顧客管理の中には社員が日報を報告することも含まれます。顧客管理ソフトによっては事細かに日報の内容を入力できるようになっている場合があります。例えば出社の時間や営業に出かけた時間帯、向かった先、目的、帰宅時間などがフォーム形式で簡単に入力することができます。

顧客管理情報は共有しつつもユーザー権限を持たせることで、適宜に会社内で顧客管理情報をコントロールすることができます。例えば役職ごとに閲覧できる顧客情報に制限をつけることができます。この機能により下の役職に公開したくない情報をブロックできます。

また会社員が閲覧できて問題ない情報でもアルバイトの事務員さんには見せたくない情報が含まれているような場合でも情報漏えいを防ぐためにこの機能が役立ちます。

顧客管理ソフトは様々な種類が存在します。フリーソフトでもあります。もちろん機能はソフトごとに異なるため会社経営のスタイルや必要に応じて相応しいものを選ぶことができます。

ネットワークで顧客情報を管理できるソフト(グループウェア)の代表としてサイボウズがあります。サイボウズは操作しやすい管理画面や入力画面で顧客管理や共有化を便利にスピーディーに行うことができます。

さらに個人のスケジュールを入力することができ、サイボウズで自分の仕事予定を立てられる他そのスケジュールを他の社員と共有したりすることができます。またToDoリストの作成や共有も可能です。掲示板もあるため使い方次第では仕事をチームで進めていくための良いツールとなります。

良い顧客管理ソフトは会社内の事務作業を簡素化することができるだけでなく、規模の大きな会社であっても経営上層部が社内全体の可視化に貢献します。

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